บทความ

เทคนิคการเตรียมตัวเพื่อรับการตรวจประเมิน ตอนที่ 1

ดูเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายๆบริษัทที่มีระบบมาตรฐานไม่ว่าจะเป็น ISO9001 ISO14001 หรือระบบอื่นๆ จะต้องมีความมั่นใจที่จะสามารถรักษา ระบบไว้โดยกิจกรรมหนึ่งที่เป็นกิจกรรมหลักคือ การเตรียมตัวในการรับการตรวจประเมิน ไม่ว่าจะเป็นการตรวจภายใน(Internal Audit) หรือการตรวจโดย ผู้ตรวจจากบริษัทตรวจประเมิน(Certified Body)

การที่จะรู้ว่าต้องเตรียมตัวอย่างไร คงต้องทราบก่อนว่าผู้ ตรวจประเมินจะมีคำถามแนวไหนบ้าง  เราลองมาดูคำ ถามที่เป็นไปได้ ที่ผู้ตรวจประเมินจะถาม ได้แก่

• อะไรคือเป้าหมายคุณภาพของท่าน
• ความสำเร็จของท่านสอดคล้องกับเป้าหมายคุณภาพของบริษัทอย่างไร
• ท่านใช้เครื่องมือ หรือหลักสถิติใดในการวัดความสำเร็จ
• ท่านวัดความสำเร็จของท่านได้อย่างไร
• ท่านได้รับการอบรม เกี่ยวกับอะไรบ้าง
• ท่านได้รับการอบรมเกี่ยวกับข้อกำหนดของ ISO 9000 หรือไม่
• ท่านได้รับเอกสาร หรือใบประกาศนียบัตรจากการอบรมหรือไม่
• ให้คำอธิบายเกี่ยวกับงานของที่ทำอยู่
• ใครคือคนที่ท่านติดต่อด้วยทั้งภายนอกและภายใน 
• ขั้นตอนการดำเนินงานใด ที่ท่านมีส่วนร่วมและขั้นตอนทำงานนั้น
• อะไรคือสิ่งจำเป็นที่ท่านต้องการเมื่อเริ่มต้นทำกิจกรรม
• อะไรคือสิ่งที่ท่านต้องส่งต่อไป ให้คนอื่นหรือหน่วยงานอื่นบ้าง
• ท่านมีเอกสารที่ระบุกระบวนการ หรือขั้นตอนการทำงานหรือไม่
• บันทึกด้านคุณภาพอะไรบ้าง ที่ท่านได้ทำ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นแบบฟอร์มที่ต้องกรอก
• เอกสารถูกจัดเก็บไว้ที่ใด และมีการเก็บรักษาเอกสารไว้ระยะเวลานานเท่าใด
• ท่านจะทราบได้อย่างไรว่า เอกสารเหล่านั้น เป็นเอกสารฉบับล่าสุด
• ท่านมีผังขั้นตอนการทำงานหรือไม่  
• สิ่งที่ท่านรับเข้ามาในการทำกิจกรรม ท่านจะแน่ใจได้อย่างไรว่าเป็นสิ่งที่ยอมรับได้
• ท่านมีการทวนสอบสิ่งที่ได้รับเข้ามาว่าครบถ้วนหรือไม่ อย่างไร
• ท่านจะแน่ใจได้อย่างไรว่าสิ่งที่ท่านทำออกมาเป็นที่ยอมรับได้
• อะไรเป็นปัจจัยที่ส่งเสริมให้ท่านทำงานได้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
• ท่านทราบได้อย่างไรว่า ท่านทำงานได้ถูกต้อง มีการตรวจสอบอย่างไรบ้าง 
• ท่านเป็นผู้ตรวจสอบสิ่งที่ทำออกมาด้วยตัวของท่านเอง หรือไม่
• มีการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจสูงกว่าหรือไม่ เกี่ยวกับการจัดการปัญหา
• ท่านดำเนินการอย่างไรบ้าง เมื่อได้รับชิ้นส่วนที่มีความบกพร่อง
• ท่านดำเนินการอย่างไร หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น