โปรแกรม ระบบ ที่ช่วยคุณจัดการเอกสาร อย่างครบวงจร
ถ้าท่านกำลังเผชิญกับปัญหาเหล่านี้
- ไม่สามารถค้นหา เอกสารได้อย่างรวดเร็ว
- เอกสารส่วนใหญ่ได้รับในรูปแบบของ word, excel, PDF ซึ่งจำเป็นต้องพิมพ์ และแยกประเภทในการจัดเก็บเพื่อการสืบค้นในอนาคต จึงทำให้เป็นการสิ้นเปลืองเวลาและ ค่าใช้จ่าย
- ส่วนใหญ่เอกสารจะเก็บในแฟ้มเดี่ยวๆ หรือ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของแต่ละคนซึ่งไม่มีที่จัดเก็บอย่างเป็นสัดส่วน จึงเป็นสาเหตุให้จัดเก็บเอกสารผิดที่ และเอกสารหาย
- หรือถึงแม้จะมีที่จัดเก็บเอกสารกลาง แต่ไม่สามารถที่จะค้นหา และพบเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
- เอกสารที่เป็นกระดาษสามารถจัดเก็บได้ทางเดียว การสืบค้นเอกสารต้องใช้เวลาขึ้นอยู่กับวิธีการแยกประเภท และปริมาณ ของเอกสาร
- ไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยเนื่องจากทุกๆคนสามารถเปิดดูเอกสารได้
- พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารนั้นสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย และไม่มีการจัดเก็บ หรือสำรองข้อมูลได้
- ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่ามีใครเข้ามาดูเอกสารฉบับนั้นๆบ้าง
- การแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายละเอียดในเอกสาร ผู้เกี่ยวข้องไม่ได้รับรู้ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการนำไปใช้
ประโยชน์ที่ท่านจะได้รับจากระบบจัดการเอกสารของเรา
- ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
- พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จากการเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้น
- สามารถใช้โปรแกรมได้โดยผ่าน Web ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องตนเอง
- สามารถอ่านเอกสารที่เป็นกระดาษโดยการสแกน หรือ OCR และเอกสารอิเลคทรอนิคส์ได้ทุกประเภทเช่น Word, Excel, PDF ฯลฯ
- สามารถจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มได้อัตโนมัติ โดยการตั้งค่าของเอกสารที่จะจัดเก็บนั้นไว้ก่อน
- สามารถลงทะเบียนเอกสารโดยใช้บัตรดัชนีได้ (Index card)
- สามารถค้นพบเอกสารได้ด้วยการค้นหาโดยใช้คำสำคัญ หรือคำทั้งประโยค
- สามารถส่งเอกสารไปยังผู้ใช้ที่ต้องการให้ทำงานร่วมกันได้
- ช่วยให้การทำงานส่วนบุคคลได้ทั้งภายในและภายนอกบริษัท
- สามารถจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง เอกสารที่หายไป และเอกสารเก่าได้
- สามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารที่แตกต่างกันได้
- ลดความเสี่ยงในการทำเอกสารหาย หรือจัดเก็บเอกสารผิดที่
- ลดขั้นตอนการทำงานให้น้อยลงเนื่องจากสามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
- ตรวจสอบการใช้งานของผู้ใช้ได้ตลอด
- มีระบบรักษาความปลอดภัยและการป้องกันความเสียหาย
- เชื่อมต่อกับระบบ mail เช่น Outlook Lotus Notes เป็นต้น
สนใจติดต่อ ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์